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Unsere digitalen Lieblingstools

So arbeiten wir im Team und mit unseren Kunden


Ein gut laufendes Unternehmen braucht nicht nur eine gute Strategie und gute Prozesse sondern auch die passenden Tools dafür. Genauso wie ein Handwerker seinen Werkzeugkasten mit den richtigen Werkzeugen immer dabei hat. Im digitalen Zeitalter sind viele gute Tools die einem das Leben leichter machen können online und kostenlos zu finden . Hier stellen wir Ihnen unsere digitalen Lieblingstools vor. von Sandra Morel, Beraterin



Trello

Perfekt, um den Projektverlauf zu visualisieren

Dieses kostenlose Projektmanagement-Tool eignet sich sehr gut für kleine Teams sowie kleine und mittelständische Unternehmen. Basierend auf Scrum und Kanban-Methoden lassen sich in Trello Prozesse in einem “Board” (Ansicht) darstellen. Jedes Board verfügt über mehrere Listen, die in Spalten dargestellt sind, mit Hilfe derer sich einzelne Prozessschritte oder Arbeitsbereiche visualisieren lassen. Toll ist daran: Trello ist sehr flexibel, jedes Board kann einfach und individuell angepasst werden. Für Neulinge stehen zudem diverse Vorlagen zur Verfügung, die sich leicht dem eigenen Bedarf anpassen lassen.


Auch das Teilen von Anhängen, Links oder Dokumenten ist einfach, und die Anwendung des Tools erschließt sich intuitiv. Wird die Verknüpfung mit anderen Tools, wie z. B. Kalender, Slack, Drive oder Dropbox gewünscht, so ist dies nach einem Upgrade möglich.

Was wir an Trello mögen:

  • Intuitive Bedienung sowie eine einfache und übersichtliche Einführung in die Anwendung des Tools

  • Ermöglicht die effiziente Zusammenarbeit mit anderen Teammitgliedern: Teams lassen sich einfach bilden und in Boards leicht hinzufügen.

  • Priorisierungen, Fristen und Zuständigkeiten sind einfach festzulegen.

  • Labels helfen bei der Sortierung von Themen oder Prioritäten.

  • Bietet eine gute Übersicht über aktuelle Projekte und eigene Aufgaben.

  • Das Layout lässt sich individuell anpassen. 

Was wir empfehlen:

  • Nutzung bei Projekten, bei den die Prozessschritte visualisiert werden sollen - gern auch für mehrere Personen.

  • Bei komplexen Projekten sollten mehrere Boards angelegt oder ein Upgrade gemacht werden.

  • Bei der kostenlosen Version lässt sich die Checkliste nicht so übersichtlich gestalten, wie bei anderen Projektmanagementtools. Daher ist die Erstellung einer eigenen Karte für jede einzelne Aufgaben empfehlenswert.

  • Kreativ sein und ausprobieren, um eine gute eigene Struktur zu entwickeln. 

Asana Hat mit Yoga nichts zu tun, bis auf das gute Gefühl an einem gut organisierten Projekt zu arbeiten

Asana ist ein Projektmanagement-Tool, das uns aufgrund seiner intuitiv zu nutzenden und hübsch gestalteten Oberflächen sehr gefällt. Das Tool enthält in der kostenlosen Version ein begrenztes, aber ausreichendes Angebot an Funktionalitäten, was den Einstieg einfach macht. Mit Asana fallen die (Zeit-) Planung sowie die Durchführung von verschiedensten Projekten und Aufgaben leicht. Besonders für kleine und mittelständische Unternehmen sowie nicht allzu komplexe Projekte geeignet, bietet dieses Tool die Möglichkeit, auch wiederkehrende Tasks zu planen, was bei anderen Anbietern nicht möglich ist. Auch bei Asana sind die Zuweisung, Terminierung und Verwaltung von Aufgaben leicht einzupflegen. Auch die Verlinkung oder das Hinterlegen von Dateien ist möglich. Was uns gefällt:

  • Asana ist für bis zu 15 Nutzer*innen kostenlos.

  • Kleine Animationen: so werden Nutzer*innen z. B., wenn Aufgaben erledigt sind, mit lustigen Fabeltieren belohnt.

  • Intuitiv zu bedienende und übersichtlich gestaltete Oberfläche.

  • Die Gimmicks erleichtern die Arbeit und motivieren die Nutzer*innen im Sinne der Gamification.

Was wir empfehlen:

  • Je nach Projektaufwand ist ein Upgrade zu empfehlen, insbesondere wenn eine umfassende Timeline gewünscht wird. Für kleinere Unternehmen ist die kostenlose Version aber oftmals ausreichend. 

  • Nutzung für Projekte innerhalb eines Unternehmens und die Zusammenarbeit verschiedener Abteilungen 

  • Nutzung der Gimmicks 

Microsoft ToDo (ehemals Wunderlist)

Das Tool für Checklistenliebhaber

Seitdem Microsoft Wunderlist gekauft hat, ist Microsoft ToDo das einfache, funktionale und kostenlose Checklistentool überhaupt. Dank seiner intuitiven und minimalistischen Oberfläche ist es extrem einfach, den Überblick über verschiedene Aufgaben zu behalten. Die Organisation in Projekte oder Bereiche, die sogenannten Listen, erleichtern es, fokussiert und effizient zu arbeiten. Wie bei den oben genannten komplexeren Projektmanagementtools ist es auch hier möglich, Aufgaben mit anderen Benutzern zu teilen, zuzuweisen und zu terminieren. Die Verknüpfung zu Outlook ist für Microsoft-Nutzer von großem Vorteil: Auch E-Mails können mit einem Klick als Aufgabe gespeichert und terminiert werden. 

Was ist der Unterschied zu Trello und anderen Projektmanagementtools?

Microsoft ToDo kann auch für Projekte effizient eingesetzt werden. Allerdings erlauben andere PM-Tools eine übersichtlichere und komplexere Visualisierung der Prozessschritte. Somit eignet sich Microsoft ToDo unserer Ansicht nach besser für einfache administrative und organisatorische Aufgaben sowie alltägliche ToDos. Das Speichern von Ideen in Listen ist ebenfalls hilfreich. Was wir uns gefällt:

  • Einfaches und unkompliziertes Tool.

  • Bietet einen übersichtlichen Überblick über anfallende ToDos. 

  • Aufgaben lassen sich einfach nach Prioritäten oder Bereichen sortieren und anzeigen.

  • Die Verknüpfung zu Outlook, MS Office 365, OneDrive, MS Teams.

Was wir empfehlen:

  • Bei (komplexeren) Projekten die eigenen Listen und Unter-Listen mit Kollegen teilen.

  • Die mobile App nutzen, so dass die eigenen Aufgaben überall abgerufen werden können.

  • Benachrichtigungen und Erinnerungen in der mobilen App aktivieren und so keine Termine und Aufgaben verpassen oder vergessen. 

  • Die Nutzung der “Heute”-Ansicht, in der die Aufgaben des Tages aufgelistet werden.

Slack, 

nicht nur ein Hype sondern tatsächlich ein hilfreiches Kommunikationstool

Wo viele Unternehmen früher auf Skype oder interne Chat-Systeme als Ergänzung zu E-Mails gesetzt haben, gilt jetzt vielen Slack als Liebling unter den Kommunikationstools. In Slack werden Diskussionen und Themen dank der so genannten thematischen Kanäle (Channels) extrem übersichtlich dargestellt: von allgemeinen Angelegenheiten, die die ganze Firma betreffen, über Marketing, Personal, technische Themen bis hin zu privaten Kanälen kann (fast) alles in Slack besprochen und abgebildet werden. Dadurch werden in vielen Unternehmen weniger E-Mails gesendet und direktere Kommunikationskanäle möglich.

Der Vorteil von Slack ist die Möglichkeit, eine Vielzahl anderer Plattformen einbinden zu können: von Projektmanagementtools, über Kalender, Organisationssysteme bis hin zu Cloud-Lösungen ist einiges möglich. Slack bietet also die Option, an einem Ort die Kommunikation mehrerer Systemen zu bündeln. Alles läuft zentral und dadurch effizienter. Darüber hinaus ist es auch hier möglich, Dateien zu teilen und zu kommentieren. 

Was uns gefällt:

  • Intuitiv zu bedienende Oberfläche.

  • Die Möglichkeit, zentral organisiert mit mehreren Teams zu arbeiten, auch und besonders dann, wenn nicht alle in einem Büro sitzen, ohne zusätzliche Plattformen oder Programme aufmachen zu müssen.

  • Der breite Umfang der kostenlosen Version, die für viele KMUs ausreichend ist. 

Was wir empfehlen:

  • Slack insbesondere dann einzusetzen, wenn es gilt, Teams zu vernetzen, die sich wenig sehen und/oder mehrere Projekte gleichzeitig verwalten.

  • Slack auch zur Vereinfachung der Kommunikation mit externen Dienstleistern oder Partnern einzusetzen. 

  • Slack als Zusatz zu anderen Programmen, Projektmanagement-Tools oder ähnlichen, zu verwenden.

  • Die mobile App zu nutzen: So ist die Kommunikation über Slack von überall und zu jeder Zeit möglich. 

Zoom,  Die crème de la crème der Videokonferenz-Anbieter

Müssen öfter Videokonferenzen anberaumt werden, etwa weil das Team nicht an einem Ort sitzt oder Besprechungen mit Lieferanten, Kunden oder sonst wem via Video besser sind, empfehlen wir Zoom. Die kostenlose Version (Zeitlimit: 40 min. am Stück) ist für viele kleine oder mittelständische Unternehmen ausreichend, die zahlungspflichtige Version (ab 13,99€/Monat) könnte aber auch für viele interessant sein. Das Tool ermöglicht nicht nur Video-Calls, sondern bietet dank einer Vielzahl von Funktionalitäten auch einen virtuellen Raum für Trainings, Business-Besprechungen oder kleine Konferenzen:  von der Planung von Video-Calls bis hin zum Screen-Sharing oder der Nutzung eines Live-Whiteboards. Auch einfache Telefonkonferenzen sind mit Zoom möglich.

Wie oft bei solchen Tools ist die Einhaltung der DSGVO nicht ganz klar. Da sollte man sich also erkundigen und für sich entscheiden, ob so ein Tool passt. Was uns gefällt:

  • Die Oberfläche ist einfach zu bedienen.

  • Das Tool läuft sehr stabil.

  • Probleme im Datenschutz wurden nach Angaben des Unternehmens behoben. 

Was wir empfehlen:

  • Eine Testphase mit der kostenlosen Version einzuplanen, bevor die kostenpflichtige gebucht wird. 

  • Im Vorfeld die Zugangsdaten für die Konferenz, die Besprechung an alle Teilnehmer*innen zu senden, da diese sich als Teilnehmende registrieren müssen. 

GoToMeeting, ein stabiles Tool für Videokonferenzen GoToMeeting ist ein ähnliches Softwarepaket wie Zoom. Das ermöglicht auch Online-Besprechungen, Desktopfreigaben und Videokonferenzen, mit denen der Benutzer andere User, Kund*innen oder Kolleg*innen in Echtzeit über das Internet treffen kann. Es gibt die üblichen Features wie Bild-, Tonübertragung, Chatroom und Übertragung der ausgewählten Bildschirminhalte. In der Vollversion können Webinare mit vielen Teilnehmer*innen abgehalten werden. In der Free-Version sind Meetings mit vier Teilnehmer*innen möglich und es gibt eine 40-Minuten-Begrenzung, die man aber mit ein paar Klicks beliebig oft verlängern kann. Auch da wird je nach Bedarf die kostenpflichtige Variante (ab 12€/Monat) empfohlen. Die Frage des Datenschutzes wäre auch für dieses Tool zu klären.

Was uns gefällt:

  • Die Oberfläche ist einfach zu bedienen.

  • Das Tool läuft sehr stabil.

  • Man kann auch online mit Google Chrome an einem Meeting teilnehmen ohne eine Desktop-App herunterladen zu müssen. 

Was wir empfehlen:

  • Eine Testphase mit der kostenlosen Version einzuplanen, bevor die kostenpflichtige gebucht wird. 

  • Im Vorfeld die Zugangsdaten für die Konferenz, die Besprechung an alle Teilnehmer*innen zu senden, falls diese sich als Teilnehmende registrieren müssen.

Skype, Hangout und Co.

Viele Dienste mit ähnlichen einfachen Funktionalitäten

Viele Messengerdienste ermöglichen die Teilnahme an Video-Konferenzen, sowohl mittels mobiler Endgeräte als auch auf dem Computer. Die meisten dieser Dienste bieten eine gute Qualität. Skype, MS Teams und Google Hangout zählen bestimmt zu den bekanntesten Messengerdiensten im beruflichen Kontext, aber auch Calls mit FaceTime, WhatsApp, Viber, etc. kommen immer öfter vor. 

Neben der Anzahl an Teilnehmer*innen an einer Konferenz - diese ist bei einigen Anbietern begrenzt - ist uns die Einhaltung der DSGVO sehr wichtig. Aus diesem Grund können wir Anbieter wie WhatsApp nicht empfehlen.

Was uns gefällt:

  • Eine große Auswahl zu haben, sodass wir je nach Ansprechpartner*in, das eine oder das andere Tool nutzen können.

  • Dass es viele kostenfreie Möglichkeiten gibt, Tools zu nutzen, die für kleine Unternehmen passend sind.

  • Dass alle Anbieter über eine mobile App verfügen, die es ermöglicht, auch an mobilen Endgeräten Anrufe durchzuführen.

Was wir empfehlen:

  • Eigene Kriterien zu entwickeln, die für die Auswahl eines solchen Dienstes leitend sind.

  • Verschiedene Tools auszuprobieren, bevor eine Entscheidung getroffen wird.


#4.0 – Blended Working:
Digitalkompetenz und Work-Life-Balance für Berliner KMU

Das Projekt "#4.0 – Blended Working, Digitalisierungskompetenz und Work-Life-Balance für Berliner KMU" wird im Rahmen der Initiative „Fachkräfte sichern: weiter bilden und Gleichstellung fördern“ durch das Bundesministerium für Arbeit und Soziales und den Europäischen Sozialfonds gefördert.

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